Å bytte IT-leverandør føles ofte som å bytte fundamentet under huset mens man bor i det. Derfor blir mange bedrifter værende hos en leverandør de egentlig ikke er fornøyd med – år etter år. Sannheten er at et godt planlagt bytte tar 2–4 uker, krever minimalt av dere som kunde, og som regel betaler seg i løpet av få måneder. Her er sjekklisten vi bruker når vi flytter bedrifter til oss.
Når bør du vurdere å bytte?
- Du venter mer enn én virkedag på svar på vanlige supporthenvendelser.
- Fakturaene varierer fra måned til måned uten at du forstår hvorfor.
- Du vet ikke når det sist ble testet at backupen faktisk kan gjenopprettes.
- Leverandøren foreslår aldri forbedringer – de bare svarer når noe er ødelagt.
- Dere har vokst eller endret arbeidsform (hjemmekontor, nye verktøy), men IT-oppsettet er som før.
Sjekkliste: før du sier opp
- Finn avtalen og oppsigelsestiden. De fleste IT-avtaler har 3 måneders oppsigelse. Noter datoen – resten av prosessen planlegges rundt den.
- Kartlegg hva dere faktisk har. Be om en oversikt over lisenser, domener, servere og utstyr. En seriøs leverandør gir deg dette uten diskusjon – det er dine data.
- Sjekk hvem som eier hva. Domenenavn, Microsoft 365-tenant og lisenser skal stå i DITT firmanavn, ikke leverandørens. Dette er det viktigste punktet på hele listen.
- Be om administratortilgang. Du trenger ikke bruke den, men bedriften bør alltid ha en egen administratorkonto til sine egne systemer.
Sjekkliste: selve byttet
- Signer fullmakt hos ny leverandør. Hos oss er dette ett dokument – så håndterer vi dialogen med den gamle leverandøren. Du slipper den ubehagelige samtalen.
- Teknisk kartlegging. Ny leverandør dokumenterer alt: brukere, e-post, filer, programmer, skrivere, nettverk. Hos Micronet inkluderer dette en gratis sikkerhetssjekk.
- Flytting utenfor arbeidstid. E-post og filer flyttes i helg eller på kveldstid. Brukerne merker i praksis ingenting – de logger på mandag som vanlig.
- Parallellkjøring. Den første tiden overvåkes alt ekstra tett, og gammel tilgang beholdes som sikkerhetsnett til alt er verifisert.
Hva koster det å bytte?
Selve flyttingen er hos de fleste seriøse leverandører gratis eller sterkt subsidiert når du tegner driftsavtale – det gjelder også hos oss. Det du bør se etter, er en fast månedspris per ansatt, slik at IT-kostnaden er forutsigbar og skalerer med bedriften.
Vanlige bekymringer – og fasiten
«Vi mister e-posten vår.» Nei. E-post, kalender og filer flyttes komplett med historikk. «Det blir nedetid.» Flyttingen skjer utenfor arbeidstid; nedetid i arbeidstiden er null hos en leverandør som kan faget. «Den gamle leverandøren blir vanskelig.» Bransjepraksis og avtaleverk er tydelige – og med fullmakt tar nye leverandøren hele dialogen.
Vurderer dere å bytte? Micronet drifter IT for blant andre Flytoget, OBOS og SkiStar. Les hvordan vi flytter bedrifter uten nedetid – og bestill en gratis sikkerhetssjekk (15 min).